در این مرحله باید عوامل کلیدی و محدوده فرضیات، سیستمها، روابط سازمانی و نیز همه عوامل مرتبط با کارفرما تعیین گردد.
هدف این مرحله، بیان مسئله به صورتی واضح و ساده است، به صورتی که هر دوی شرایط اولیه و نیز شرایط ایدهآل را دربرگیرد. بیان مسئله معمولا به صورت یک جمله بوده و در پارهای از موارد در عمل و به خصوص در مورد مسائل دشوار بیش از یک جمله را به خود اختصاص میدهد.
بیان مسئله باید همچنین مختصر و شفاف بوده که با نظرات تصمیم گیران و نیز کارفرماها تطابق داشته باشد. حتی اگر مدت زمان زیادی طول میکشد تا این توافق و تطابق حاصل شود، لازم است که قبل از رفتن به مرحله بعد حتما به آن دست یافت.
- تعیین نیازمندیها:
نیازمندیهای موجود شامل شرایطی است که هر راهحل قابلقبول ارائه شده برای یک مشکل باید از آن برخوردار باشد. این نیازمندیها بیان می کنند که برای رسیدن به یک راهحل چه شرایطی باید حکمفرما شود.
از لحاظ ریاضی میتوان گفت که این نیازمندیها توصیفی از مجموعه راه حلهای قابلقبول و قابلاجرا برای مشکل موردنظر ارائه می دهند. توجه به این نکته بسیار ضروری است که در مرحله مورد بحث حتی ممکن است یک ارزیابی موضوعی و یا قضاوتی صورت گرفته باشد. این نیازمندیها باید در شکل حقیقی کمی خود بیان شوند. برای مثال درمورد هر راهحل ممکن، تصمیم گیری باید به طور شفاف صورت گرفته و تعیین شود که آیا این راهحل برای اجرا مستلزم وجود عوامل خاصی است یا خیر. با فراهم کردن نیازمندیها و نیز بررسی چگونگی انجام و روی کاغذ آوردن مسئله موردنظر میتوان از شک و شبهههای بعدی جلوگیری به عمل آورد.
- تعیین اهداف:
اهداف عبارتهای گستردهای هستند که دربرگیرنده مقصود و ارزشهای برنامه ریزی شده مطلوب میباشند. این اهداف باید حداقل شرایط مد نظر برای رسیدن به آنچه که میخواهیم و یا مطلوب است را شامل شود. ممکن است گاها اهداف به دست آمده با یکدیگر دارای تناقض باشند ولی این امر در مسئله تصمیم گیری بسیار طبیعی به نظر میرسد.
- تعیین گزینه ها:
